职位说明书是职位分析的结果，其推广和应用的最直接目的是规范人力资源管理与开发。一份合格的职位说明书应该让员工明确在实际工作中做些什么，怎么做，做到什么程度，做到这样的程度需要什么样的能力、资历与工作技能，工作的环境与接口的什么样的，以后的职位通道是什么等等。规范的职位说明书则是处理复杂的系统人事管理的基础。
1. 编写职位说明书是员工招聘的需要。
在专业系统管理中，系统内员工的招聘由专业系统具体负责，人事部只是提供一些招聘的技术，提供招聘方面法规的咨询与顾问，提供招聘信息与招聘场所信息。作为专业系统，如果没有系统内完善的职位说明书，在招聘前后就带有很大的盲目性。尤其是在社会人才市场上的招聘，对于应聘者能力的认定是至关重要的。我们在招聘前根本就不知道招聘什么样能力与学历的员工，那还怎么去实施招聘呢？在职位说明书中，专门对任职者的学历与能力作了界定。在招聘的时候，只要比照着职位说明书中所描述的那样去识别，就可以做到有的放矢了。
2. 编写职位说明书是充分开发员工潜能的需要。
现在在市场扩张时期，通常会存在人力资源不足的压力。在人力资源不足的压力面前，应该先最大限度地发挥现有员工的能力，在发掘现在人力资源潜能的基础上再考虑人力资源扩张。编写职位说明书的过程中，每位人力资源管理者可以借此机会疏理一下本单位或本专业系统到底有哪些业务？到底哪些业务最重要？哪些业务可以归并？哪些业务需要拓展？哪些业务需要萎缩？所以说，编写职位说明书不仅是人事部的事，是所有管理者的事。但是，有时我们会觉得招聘来的员工并不是都实现了各尽其职。有些员工工作量不饱满。为什么呢？一是因为我们没有对系统内的整体工作进行明晰的分条分块，系统内员工职责不清；二是聘用的员工的工作交底不清，到底要他做什么没有说清楚。职位说明书明确了每个职位的工作职责，明确了员工上岗后到底该做哪些事。这样，就可以充分地用好每一位员工，夯实整个专业系统的管理工作。
3. 编写职位说明书是员工工作绩效评估的需要。
在职位说明书中，相对于每一条工作职责，都对应着要达到的几个绩效标准。在抱怨员工这也做不好，那也做不到的时候，应该先看看在安排员工完成某项工作的时候有没有明确他要达到的程度。在完善的绩效管理体系当中，员工的直接考核者是直接上级。直接上级要定期地对下属员工进行绩效考核，其依据主要是职位说明书。在绩效管理方面，职位说明书告诉了员工工作职责要达到的程度，明确了直接上级考核员工的方向，而不是仅仅停留在对员工行为的考核这样一种唯一的考核方式。
4. 编写职位说明书是工作评价以及薪酬决定和员工培训的需要。
员工往往会因为觉得自己薪酬不高而寻问他的直接上级。薪酬是根据职位对企业的贡献而定的。而每个职位对企业的贡献却可以从职位说明书中的工作职责、工作环境、工作的复杂程度中评价出来。所以说，编写职位说明书可以为职位的工作评价提供依据，从而界定出各个职位相对公平的薪酬。另外，作为一项工作，总的趋势是不断向前发展的。员工在某一时段对于某一职位是适合的，但是，如果职位所要求的工作内容发生很大变化时，为了员工能适应已经变化了的职位内容，就得对其进行针对性的培训。在职位说明书中不断充实与完善这部分内容，可以提前对员工进行培训，减少对工作的不适应。
总之，职位说明书是对人的管理中最最基础的工作之一。科学的职位说明书可以为人力资源管理者解决许多人力资源管理与开发方面的事情，实现经验管理向科学管理的转变。
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